Rechnungsdatenbank Mit der Access-Home-Rechnungsdatenbank lässt sich bequem ein Kundenstamm mit beliebigen Kommunikationsdaten verwalten. Zu jedem Kunden können Rechnungen erstellt, verwaltet und mittels eines Rechnungsbuches die Zahlung überwacht werden.
Seit dem 15.06.2003 liegt eine neue Version der Rechnungs-Datenbank vor.
Folgende Verbesserungen wurden vorgenommen- Artikelverwaltung
- Artikel-Übernahme mit Selektion
- Bemerkungsfeld in der Rechnung
- automatisches Einbinden der Tabellen, wenn Tabellen-DB im selber Verzeichnis wie Oberflächen-DB
- Anzeige von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Seiten ab der 2. Seite, bei Rechungen die länger wie eine Seite sind
- Anzeige der Firmenbezeichnung im Rechnungsbuch
Ab 1.7.2002 muss die Steuernummer auf die Rechnung (Auszug aus einer Kurz-Information zum Steuerrecht) Durch das Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz bestimmt der Gesetzgeber, dass der leistende Unternehmer in allen Rechnungen die ihm vom Finanzamt erteilte Steuernummer anzugeben hat. Die Regelung bezieht sich hier nicht auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Bundesamt für Finanzen erteilt wird. Von den Vorschriften sind auch Gutschriften betroffen. Die neue Verpflichtung gilt für alle Rechnungen, die nach dem 30.6.2002 ausgestellt werden. Die Steuernummer auf der Rechnung ist nach der Gesetzesbegründung keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Berechtigte Leistungsempfänger können demnach auch nach dem 30.6.2002 den Vorsteuerabzug vornehmen, wenn die Steuernummer des leistenden Unternehmens fehlt oder irrtümlich eine nicht korrekte Nummer auf dem Rechnungsformular angegeben ist. Die Aktuelle Version der Rechnungsdatenbank stellt für einen solchen Fall 3 frei zu definierende Felder für die Rechnung zur Verfügung.
Hauptübersicht - Selektion der Kunden nach verschiedenen Kriterien
- Sortierfunktionen
- Drucken der angezeigten Daten in Listform
- Umschalten zwischen Kunden- und Rechnungsübersicht
- Selektion aller Rechnungen nach Status
- Vorselektion aller offenen Rechnungen
- Rechnungsbuch zur Rechnungsverfolgung
- direkter Aufruf der Rechnungsdaten
Kundendaten - Speichern von Adressdaten
- Speichern von Kommunikationsdaten
- Anzeigen von Rechnungs- und Mahnungsdaten zum Kunden
- Speichern von Zahlungsinformationen
- Bemerkungsfeld zum Eingeben von beliebigen Informationen zum Kunden
- Clipboardfunktion zum Kopieren der Adresse (z.B. Brief in Word)
Kommunikationsdaten - Variables verwalten von Kommunikationsdaten
- Erweitern von Kommunikationsarten
- Starten einer eMail aus den Kommunikationsdaten
- Aufrufen von eingetragenen Webseiten
- Report über alle Kommunikationsdaten
- Report über alle eMailadressen
Rechnung - Automatische Vergabe einer Rechnungsnummer
- Porto und Verpackungsfunktion
- Rabattfunktion
- Mehrwertsteuer pro Rechnung definierbar
- Verwalten beliebiger Einheitenarten
- Funktionen für Zahlungserinnerung und Mahnung
- Vorschau auf Druckversion der Rechnung
- deaktivieren der DM-Anzeige in der Rechnung
- Clipboardfunktion zum Kopieren der Rechnungsinformation (z.B. Mahnung per eMail)
Rechnungsbuch - Anzeige der Rechnungen eines Jahres
- Anzeige der Rechnungen innerhalb eines beleibigen Zeitraums
- Anzeigen aller Rechnungen
- Anzeigen von offenen Rechnungen
- Anzeigen von bezahlten Rechnungen
Reports - einfache Kundenliste
- erweiterte Kundenliste
- Mailadressen
- Kundenliste nach Länder gruppiert
- Datenblatt zum Kunden
- Daten der Kombinationsfelder
- Seitenansicht für alle Berichte
Datenbank - Trennung auf Front- und Back-End (Daten werden getrennt von der Oberfläche gespeichert)
- Automatisches Einbinden der Tabellen bei verschieben der Tabellendatenbank
- variables Einstellen eines Logos für Reporte
- exportieren der Reporte nach Word, Excel oder Snapshot
- Anzeigen und Ausdrucken von Umsatzzahlen
- Variables verwalten von Kommunikationsfeld-Daten
Sonstige Funktionen - Anzeigen und Ausgeben von Umsatzzahlen nach Kunde und Jahr
- Automatisches Eintragen des Ortes anhand des Landes und der PLZ
- Komplette PLZ-Sammlung von Deutschland, Österreich, Schweiz und Italien
- Bearbeiten, Löschen und Editieren der PLZ-Daten
- Automatisches Eintragen der Bank anhand und der BLZ
- BLZ-Sammlung
- Bearbeiten, Löschen und Editieren der BLZ-Daten
- die Datenbank wird mit einem HTM-Handbuch installiert
Einschränkungen in der Demo-Version - es können nur 3 Kunden eingegeben werden
- anpassen der Rechnungsdaten nicht möglich
- PLZ-Daten sind auf einen Teil der Deutschen PLZs begrenzt
- BLZ-Daten sind nur für den Bereich von BLZ 100 000 00 bis 199 999 99 vorhanden
- Keine Trennung zwischen Front- und Back-End
Die Entwicklerversion der Datenbank bietet viele Möglichkeiten einer Weiterentwicklung. So kann zum Beispiel problemlos eine Artikelverwaltung mit in die Datenbank eingebaut werden, auf die das Rechnungsmodul zugreift und die Artikel zur Auswahl als Rechnungsposten anbietet. Auch die Kundeninformationen können z.B. über das Kartenreitersteuerelement beliebig erweitert und gezielt auf die von Ihnen benötigten Informationen zugeschnitten werden.
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